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Das Phänomen des sich niemals leerenden Posteingangs dürfte vielen Anwendern, die E-Mails geschäftlich bzw. im Beruf nutzen, bestens vertraut sein. Die tägliche Flut an E-Mails sorgt nicht nur für reichlich Informationen, sondern auch für Ablenkung. Dabei ist es im Grunde gar nicht so schwer, für einen besseren Überblick in den digitalen Postfächern zu sorgen, wenn man sich an ein paar Prinzipien hält. Auf genau solchen Grundsätzen basiert das Zero Inbox Prinzip von Merlin Mann, mit dessen Hilfe Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang zurückerlangen, für mehr Produktivität und einen besseren Workflow sorgen.
Mit der Inbox Zero Methode den Überblick herstellen
Sie fragen sich, woher die Flut an E-Mail eigentlich kommt? Die Antwort: Unter anderem von Ihnen! Statistiken besagen, dass durchschnittliche geschäftliche E-Mail-Nutzer pro Tag mehr als 100 E-Mails erhält oder verschickt. Dabei wird es zusehends schwieriger, wichtige und unwichtige unbeantwortete E-Mails zu unterscheiden und beinahe im Minutentakt sorgt die tägliche E-Mail-Flut für Ablenkung von der Arbeit. Vor allem Mitarbeiter aus dem Support dürfen sich Tag für Tag über hunderte E-Mails freuen und stehen vor der Herausforderung, jeder einzelnen von ihnen die richtige Priorität beizumessen. Ohne ein kluges System ist da nicht viel zu machen.
Grundregeln für das E-Mail-Management
Wenn ein leerer E-Mail-Posteingang ihr Ziel ist und Sie die Inbox Zero Methode von Merlin Mann in die Tat umsetzen möchten, gibt es ein paar Grundregeln, die sie künftig konsequent umsetzen sollten. Dabei gibt es stets mehrere Wege, mit deren Hilfe sich ein dauerhaft leerer E-Mail-Posteingang etablieren lässt. Wichtig ist, dass Sie eine systematische Organisation aufbauen, die ihrem Workflow entspricht und sie in ihrer Produktivität nicht einschränkt.
1. Unterscheiden und Prioritäten setzen
Gemäß Pareto-Prinzip verwenden wir 80 % unserer Zeit und Energie für 20 % unserer E-Mails. Dieses Prinzip können Sie auch künftig beibehalten. Sorgen sie lediglich dafür, dass es sich bei diesen 20 % auch um unbeantwortete E-Mails handelt, denen Sie eine hohe Priorität beimessen. Die restlichen 80 % können Sie hinterher schnell und effizient erledigen.
2. In der Kürze liegt die Würze
Im täglichen E-Mail-Verkehr geht es weniger um einen lyrischen Anspruch und ausschweifende Textwüsten. Das jeweilige Anliegen wird im Idealfall kurz, knapp und präzise geschildert. Arbeiten Sie, wo es sich anbietet, beispielsweise mit Aufzählungen, die einen schnellen Überblick ermöglichen.
3. Kühlen Kopf bewahren
Auch wenn die E-Mail-Flut beim Öffnen des Posteingangs über Sie hereinbricht, bewahren Sie einen kühlen Kopf und vermeiden Sie etwaige Schuld- oder Angstgefühle. Statt lange darüber nachzudenken, wie sie den Berg an E-Mails bewältigen können, machen Sie sich einfach direkt an die Arbeit.
4. Realistische Zielsetzungen
Wenn Sie nach der Inbox Zero Methode arbeiten, sollten Sie ehrlich mit sich selbst sein, Prioritäten richtig setzen und realistische Zeitansätze verfolgen. Um ihre Produktivität nicht für Nebensächlichkeiten aufzuopfern, ist es immer wieder nötig, auch mal Nein zu sagen und unwichtige Mails direkt in den Papierkorb zu verschieben. Das Zero Inbox Prinzip besagt nämlich nicht, dass Sie sich um alles kümmern müssen, sondern nur um jene E-Mails, die wirklich von Belang sind.
Zero Inbox Prinzip beim Alltags-Anwender
Als normaler Anwender kümmern Sie sich um Ihre E-Mails normalerweise dann, wenn sie in den Posteingang flattern. Das hält sie ständig beschäftigt und gleichzeitig davon ab, den Posteingang im Sinne der Inbox Zero Methode zu organisieren. Fühlen Sie sich dadurch angesprochen, sollten Sie sich mit dem Ansatz von Merlin Mann und seiner Zeitmanagement-Methode „Getting things done“ beschäftigen. Fragen Sie sich bei jeder der neu eintreffenden E-Mails erneut, ob und warum Sie sich dafür interessieren sollten, ob als Reaktion darauf etwas zu tun ist und wie Sie am besten mit der enthaltenen bzw. geforderten Aktion umgehen.
Legen Sie auf dieser Basis vier neue Ordner für unbeantwortete E-Mails an:
- Aktion erforderlich: Eigene Aktion wird erwartet.
- Warten auf Antwort: Auf diese Mails erwarten Sie wichtige Antworten.
- Delegiert: Darum kümmert sich ein Kollege.
- Archiviert: Keine Aktion mehr erforderlich.
Verteilen Sie allen ankommenden Mails auf einen der vier Ordner und schon entsteht ein leerer E-Mail-Posteingang. Die E-Mails sind zwar durch diese Zero Inbox Methode noch nicht bearbeitet, aber die E-Mail-Flut erst einmal in den eigenen Workflow integriert.
Prüfen Sie anschließend, welche E-Mails für sie überhaupt relevant sind und zögern Sie auch nicht damit, sie bei mangelnder Relevanz in den Papierkorb zu verschieben. Wenn Sie hier zu zögerlich sind, staut sich die E-Mail-Flut in ihrem Posteingang schnell wieder an und ihre Produktivität leidet unter der mangelnden Konsequenz.
Entscheiden Sie anschließend, welche E-Mails sie delegieren können. Stellen Sie sich dabei die Frage, ob wirklich Sie es sind, der die E-Mail am besten bearbeiten sollte. Falls nicht: ab damit zum Kollegen. Setzen Sie sich selbst in cc und verschieben Sie die Mail in den Delegiert-Ordner.
Lässt sich eine Antwort nicht innerhalb weniger Minuten verfassen, können Sie die E-Mail erst einmal zurückstellen. Das gilt insbesondere dann, wenn Recherchearbeit oder Rückfragen an Kollegen nötig sind. Der Zielordner ist in dem Fall „Aktion erforderlich“. Sie können die Aufgabe auch auf die To-do-Liste setzen und die Mail löschen.