Enterprise Projekte
Die Getting Things Done Methode, kurz GTD, wurde von dem US-amerikanischen Unternehmer David Allen erfunden. Er beschreibt sie in seinem gleichnamigen Buch, das schnell zu einem Bestseller wurde. Dafür gibt es vor allem einen wichtigen Grund: Das GTD Prinzip ist eine sorgfältige Selbst- und Zeitmanagement-Methode, die für das schnelle und effiziente Erledigen von Aufgaben steht. Unübersichtliche Berge an Projekten werden mit GTD zu einem Kinderspiel.
Was ist die Getting Things Done Methode?
Die GTD Methode zeichnet sich durch das Treffen schneller Entscheidungen und das Sortieren von Aufgaben in Listen aus. In diesen Listen werden alle alltäglichen Aufgaben erfasst, sowohl aus dem privaten als auch aus dem beruflichen Bereich. Das Sammeln, Sortieren und Abarbeiten der Aufgaben verläuft laut der Getting Things Done Methode in fünf Schritten.
David Allen teilt die erwähnten Aufgaben dafür in drei Bereiche ein:
- Definierbare Aufgaben sind Aufgaben, die gesammelt, terminiert, erledigt oder an andere Menschen delegiert werden.
- Bereits definierte Aufgaben sind schon einsortiert worden und können jetzt so effektiv wie möglich abgearbeitet werden.
- Unvorhergesehene Aufgaben treten unerwartet auf und müssen in den Tagesablauf eingeschoben werden. Kalkulieren Sie ausreichend Zeit hierfür ein.
Im Idealfall probieren Sie das GTD Prinzip zunächst für einen einzelnen Tag oder Lebensbereich aus, um einschätzen zu können, wie gut Sie damit arbeiten können.
Die Vorteile der GTD Methode
Das GTD Prinzip bietet als größten Vorteil die übersichtliche, lückenlose Erfassung aller zu erledigenden Aufgaben. Das wirkt entlastend für den Kopf, weil die Aufgaben nicht mehr nur im Gedächtnis sind, sondern organisiert auf dem Papier oder in der App. Außerdem kann nichts untergehen, weil die Aufgabe stetig im Arbeitsprozess weiterwandert anstatt liegenzubleiben.
Zudem lassen sich größere Projekte mithilfe der Getting Things Done Methode einfach in Teilaufgaben zerlegen. So werden sie überschaubar und wirken leichter zu bearbeiten. Wer Schritt für Schritt vorgehen kann, übersieht nichts und arbeitet mit mehr Motivation.
1. Schritt: Sammeln
Als Fundament werden zunächst alle Aufgaben an einem Ort gesammelt. Dafür eignen sich zwar auch ein Notizbuch oder ein Block, sinnvoller dürften aber Apps wie OneNote oder Evernote sein. Diese Organisationstools lassen Verknüpfungen der Aufgaben untereinander sowie mit Ressourcen wie Grafiken und Tabellen zu. Zudem erleichtert es die einfache Schlagwortsuche, eine Aufgabe zu finden.
2. Schritt: Verarbeiten
Im zweiten Schritt geht es vor allem um eine Entscheidung: Was passiert jetzt mit der Aufgabe? Diese Frage sollte so schnell wie möglich, bestenfalls innerhalb weniger Sekunden, beantwortet werden. David Allen empfiehlt dazu eine wichtige Kernfrage: „Will ich etwas mit dieser Aufgabe tun oder nicht?“ Lautet die Antwort Nein, wird die Aufgabe weggeworfen. Ist die Durchführung zu einem späteren Zeitpunkt sinnvoll, sortieren Sie sie auf eine Ablage mit dem Namen „Vielleicht“ ein. Diese wird regelmäßig überprüft.
Aufgaben, bei denen die Antwort „Ja“ lautet, werden sofort erledigt, falls das in weniger als zwei Minuten möglich ist. So wächst kein Stapel an kleinen Aufgaben an. Was länger dauert, wird auf eine Liste zur späteren Erledigung verschoben oder an jemanden delegiert.
3. Schritt: Organisieren
Nun werden die sortierten Aufgaben strukturiert, damit sie besser erledigt werden können. Für sein Zeitmanagement benennt David Allen vier Listen namens „Unterwegs“, „Im Büro“, „Zuhause“ und „Anrufe“. Sie können diese Listen jedoch beliebig variieren, sodass sie mit Ihrem Arbeitsalltag übereinstimmen.
Neben den Aufgabenlisten gibt es beim GTD Prinzip noch weitere Elemente. Ein Kalender wird für das Terminieren von Aufgaben mit einem festen Tag oder einer festen Uhrzeit genutzt. Zudem existiert eine Projektliste für größere Aufgaben, die in klar definierbare Teilaufgaben unterteilt werden können.
4. Schritt: Durchsichten
Eine regelmäßige Durchsicht der Aufgaben ist entscheidend für die Effektivität der GTD Methode. Dabei gelten folgende Häufigkeiten:
- Die Aufgabenlisten und der Terminkalender werden täglich gesichtet.
- Projektlisten und die Vielleicht-Ablage werden wöchentlich gesichtet.
- Einmal wöchentlich wird bei den Zuständigen nach den delegierten Aufgaben gefragt.
5. Schritt: Erledigen
Nun werden die gestellten Aufgaben erledigt. Dafür werden mithilfe von vier Kriterien Prioritäten gesetzt:
- Kontext: Stellen Sie die Aufgabe in einen Zusammenhang mit den gesamten Unternehmensprozessen.
- Zeit: Wann haben Sie Zeit, die Aufgabe zu erledigen?
- Energie: Wann stehen die benötigten Ressourcen für diese Aufgabe zur Verfügung?
- Priorität: Beurteilen Sie die Wichtigkeit der Aufgabe losgelöst von ihrem Kontext.
Durch diese Prioritäten entstehen ein besseres Zeitmanagement und eine effektive, sorgfältige Arbeitsmethode, die sich an der Wichtigkeit und Verfügbarkeit einer Aufgabe orientiert.