Ob Chef eines Unternehmens, Abteilungsleiter, Key Player in einem großen Projekt, Selbständiger oder einfach nur neu im Home Office – mit der Timeboxing Methode arbeiten Sie Block für Block an Ihrer Produktivität.
Zum Einsatz kommt Timeboxing sowohl in der individuellen Arbeit und erweist sich dort als Produktivitätsboost für Perfektionisten und Prokrastinationskünstler, aber auch in der Teamarbeit. Denn hier werden – analog zu anderen agilen Ansätzen wie Scrum – Ziele zeitlich greifbar gemacht.
Aber was ist Timeboxing genau? In diesem Ratgeber finden Sie einen kompakten Überblick rund ums Timeboxing.

Was ist Timeboxing – effektives Zeitmanagement erklärt

Beim Timeboxing handelt es sich um eine Methode festen Zeitmanagements, bei der Tätigkeiten auf Zeitblöcke aufgeteilt werden. Diese Timeboxes sind dann praktischerweise im digitalen Kalender auch als deutlich sichtbare Blöcke markiert und funktionieren so als visuelle Hilfestellung.

Das ist im Team- und Selbstmanagement besonders wichtig, da Pausen und Arbeitszeiten so effizient gewechselt werden können. Die Blöcke werden von vornherein fest eingeteilt, die Grundregel lautet dabei, dass diese Blöcke auch eingehalten werden. Gesetzte Aufgaben werden also unbedingt innerhalb des gesetzten Zeitblocks abgearbeitet.

Sowohl im Zusammenarbeit mit Teamarbeit der Scrum-Methode oder aber um im Selbstmanagement produktiv arbeiten zu können, eignet sich diese Methode. Es spielt keine Rolle, ob die Blocks über Stunden, Tage oder Wochen verteilt werden, die Timeboxing Methode kann ganz frei skaliert werden und wächst mit ihren Aufgaben.
Essentiell für die Produktivität ist dabei der tabellarische Aufbau vom Timeboxing Tool im Kalender. Denn bereits auf den ersten Blick sehen Sie, was zu tun ist und wann Sie es angehen müssen. Das sorgt für eine klare Struktur, aber auch für klare Abschlüsse. Die sollten Sie keinesfalls unterschätzen, wenn Sie sinnvoll und produktiv arbeiten möchten.

Sowohl in Projektteams als auch in der eigenverantwortlichen Arbeit gilt es stets, Abwägungen zwischen Budget und Perfektion zu treffen. Diszipliniertes Timeboxing verhindert, dass Sie unnötig lange an Teilaufgaben festhalten und so gegebenenfalls den Erfolg des Gesamtprojektes verhindern.

Dennoch ist Timeboxing als Tool im Zeitmanagement keinesfalls starr, sondern kann sich flexibel den gewünschten Aufgaben anpassen. So gibt es beispielsweise keine festgelegten Zeiten für die Timeboxes, diese werden auf die Aufgabe bzw. aus das zur Verfügung stehende Budget angepasst. Auch Puffer gilt es in der Planung zu berücksichtigen, denn ein Timeboxing Tool ist und bleibt ein Tool für Menschen. Unvorhergesehenes kann immer eintreten und über die Puffer lassen Pläne sich besser einhalten. Sollten sich Aufgaben trotz bester Planung in ihrem Block nicht erledigen lassen, werden schlichtweg neue Timeboxes eingeplant. Dadurch kann ein Timeboxing Tool auch in laufenden Projekten noch angepasst werden – je länger die Gesamtdauer des Projektes, desto wichtiger können solche Eingriffe in die Abläufe werden.

Erfolg durch Timeboxing – wie Bill Gates und Elon Musk zu mehr Produktivität kommen

Eine klare Deadline vor Augen zu haben, das kann im Selbstmanagement den Unterschied zwischen Projekterfolg und -misserfolg ausmachen. Entsprechend gibt es genügend prominente Beispiele, die sich die positiven Effekte der Timeboxing Methode zunutze machen. So ist in der Tech-Szene Timeboxing für Bill Gates oder Elon Musk genau so essentiell wie für den Autoren Cal Newport. Produktiv arbeiten und vorhandene Zeit nutzen ist ein Must Have im Zeitmanagement, wenn es um Millionen, Menschenleben oder auch nur das Einhalten eines Zeitplans geht.

Gerade im Home Office und der veränderten Arbeitssituationen haben viele Freelancer, Arbeitnehmer und Arbeitgeber das Gefühl, dass ihnen die Produktivität abhanden gekommen ist. Mit Timeboxing schaffen Sie es, gegen Trott, Müßigkeit und ewiges Aufschieben zu arbeiten und Ihre Tasks besser selbstorganisiert zu erledigen.

Was ist Timeboxing und wie funktioniert es konkret?

Zeitblöcke aufschreiben, das muss nicht unbedingt formgebunden sein. Selbst händisches Aufschreiben auf einem Terminkalender kann bestens funktionieren – natürlich können Sie dennoch mit einer Kalender App oder einer Excel-Tabelle als Timeboxing Tool arbeiten. Das hat für Sie vor allem den Vorteil, dass Sie Ihre Zeiteinteilung auch mit Kollegen teilen können.
Auch wenn Sie Timeboxing ausschließlich zum Selbstmanagement nutzen, hat das natürlich Vorteile.

Vorteile der Timeboxing Methode im Überblick

  • Überblick über große Projekte
  • Herunterbrechen von großen Aufgaben und Jobs in kleinere, leicht zu managende Teile
  • Sie legen Prioritäten der wichtigsten Aufgaben fest
  • Flexible Anpassung
  • Überblick über Fortschritte
  • Abschluss statt fehlgeleitetem Perfektionismus
  • Leichteres Aufzeichnen und Auswerten erledigter Aufgaben
  • Bessere Einbindung aller Teammitglieder

Besseres Selbst- und Zeitmanagement dank Timeboxing

Sie müssen Timeboxing nicht wie Bill Gates einsetzen oder als ergänzendes Tool zu agilen Ansätzen wie Scrum verwenden, gerade das ist das Reizvolle an der Timeboxing Methode. Auch für kleine, selbstverwaltete Aufgaben sind die Vorteile des Timeboxings als Managementinstrument nicht zu unterschätzen.

Dieser Produktivitätsansatz erlaubt Ihnen nicht nur eine flexible Anpassung Zeitplanung, sondern verhindert auch, dass Projekte nicht abgeschlossen werden, weil immer wieder an ihnen herumgedoktert wird. Gerade aber die einfache Umsetzbarkeit ist eines der wichtigsten Argumente, die für die Timeboxing Methode sprechen.

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