Checkliste für erfolgreiches Delegieren: Machen Sie sich überflüssig!

Alle Aufgaben und Projekte müssen in enger Absprache mit dem Chef absolviert werden, jede Änderung bedarf einer Rückfrage?

Diese Art von Micromanagement birgt Risiken. Schnell geht der Überblick verloren, Mitarbeiter fühlen sich wenig ins Firmengeschehen integriert. Schafft es die Unternehmensleitung jedoch, Aufgaben erfolgreich zu delegieren, profitieren beide Seiten. Die Produktivität wird ebenso gefördert wie das gegenseitige Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Geschäftsführung.

1. Von Anfang an Struktur und Hierarchie schaffen

Als Chef eines Unternehmens ist es wichtig, einige Aufgaben und Projekte erfolgreich zu delegieren. Mit einer Checkliste fällt es leichter, eine Strategie gegen reines Micromanagement in Unternehmen zu entwickeln. Das beginnt schon bei der Entwicklung der Unternehmenskultur und -struktur.

Bestenfalls herrscht von Anfang an eine klare Hierarchie und eine gewisse Verantwortung der einzelnen Mitarbeiter. Kommen neue Angestellte hinzu, muss das ebenfalls bedacht werden. Wenn sich ein einst kleines Start-Up in ein großes Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern entwickelt, sollten wichtige Aufgaben in Teams von verschiedenen Angestellten bearbeitet werden.

2. Klarheit im Unternehmen schaffen

Welche Aufgaben sollen Chefsache bleiben und mit welchen betraut er seine Mitarbeiter? Wer ist für welchen Bereich verantwortlich und welche Projekte genießen Priorität? All das festzulegen, hilft dabei, dauerhaft Aufgaben erfolgreich zu delegieren. Die Überprüfung, ob die Zuteilung der „Rollen“ funktioniert, sollte ebenfalls zum Firmenalltag gehören. Dazu zählt auch die Nachfrage, wie Mitarbeiter mit den ihnen zugeteilten Aufgaben zurecht kommen und wie die weitere Strategie aussieht. Wichtig ist auch, dass Angestellte das allgemeine Unternehmensziel kennen und wissen, worauf sie im Ganzen hinarbeiten.

3. Mitarbeitern mehr Vertrauen schenken

Möchte der Chef einzelne Aspekte im Unternehmen erfolgreich delegieren – mit Checkliste oder ohne – braucht es neben einer Strategie vor allem eines: Vertrauen! Ohne dieses kann keine Aufgabe guten Gewissens auf einen Mitarbeiter übertragen werden. Um das Vertrauen in die Angestellten zu steigern, sollten diese für das Gesamtziel des Unternehmens wesentliche Dinge erledigen dürfen.

4. Aufgaben, Projekte und Verantwortung nach und nach steigern

Mit dem Vertrauen sollten auch die Aufgaben wachsen, die der Chef seinen Mitarbeitern zuteilt. Fällt also das Ergebnis der ersten Aufgabe zur Zufriedenheit der Geschäftsleitung aus, kann sie größere Aufgaben erfolgreich delegieren. Der regelmäßige Austausch zwischen Chef und Angestellten muss dadurch aber nicht ausbleiben – im Gegenteil! Erst im „letzten Stadium“ der größten Vertrautheit könnten Firmenmitarbeiter auch völlig allein mit einem Kunden agieren und Entscheidungen treffen.

5. Durch Entscheidungsfragen motivieren

Indem der Chef den Angestellten die richtigen Fragen stellt, werden die Mitarbeiter im Idealfall von allein aktiv. Lösungsvorschläge für aktuelle Szenarien und Projekte kommen dann wie von selbst. Wichtig ist aber, die Fragen in Ruhe – vielleicht sogar in einem speziell dafür anberaumten Gesprächstermin – und keineswegs zwischen Tür und Angel zu stellen. Geeignete Fragen könnten sein:

• Welchen Vorschlag haben Sie zu Projekt XY?
• Was würden Sie in der Firma generell ändern?
• Wie würden Sie auf Firmenziel XY hinarbeiten?
• In welchem Projekt sehen Sie das größte Potenzial?

Extra-Tipp: Nicht nur durch Entscheidungsfragen, sondern auch durch die Erläuterung, warum gerade dieser spezielle Mitarbeiter für die Aufgabe ausgesucht wurde, wird Motivation geschaffen. Das wirkt sich bestenfalls direkt positiv auf die Arbeitsergebnisse aus.

6. Aufgabe eindeutig formulieren und Verständnis sicher stellen

Die beste Strategie und das größte Vertrauen in die Mitarbeiter nützen jedoch nichts, wenn die Aufgabe nicht richtig verstanden wurde. Der Chef sollte daher, nachdem er alle Einzelheiten erläutert hat, das Wichtigste abschließend zusammenfassen und sich für Rückfragen offen zeigen.

7. Prioritäten und Aufgabenschwerpunkte verändern

Was, wenn alle Mitarbeiter durch ihre täglichen Aufgaben bereits voll belegt sind und kaum Freiräume haben? Dann sollte die Geschäftsleitung überlegen, welche administrativen Aspekte digitalisiert oder anderweitig umgesetzt werden können. So sind weitere Zeitfenster möglich. Alternativ kann es helfen, die Schwerpunkte der Arbeit zu verlagern. Durch eine Prioritätenliste wird deutlich, welche Aufgabe momentan Vorrang hat. Zudem ist wichtig, für mögliche Probleme und Überarbeitungen als Chef ein offenes Ohr zu haben.

8. Freiräume clever nutzen

Was nicht vergessen werden darf, wenn die Geschäftsleitung Aufgaben erfolgreich delegieren konnte, ist die persönliche Zeiteinteilung des Chefs. Dieser erhält so neue Freiräume, die keinesfalls in einer „projektlosen Leere“ münden sollten. Auch hier braucht es eine Strategie, zum Beispiel die Entwicklung neuer Unternehmens- und Marketingziele.

9. Fehler akzeptieren und richtig reagieren

Mitarbeiterverantwortung statt striktes Micromanagement – das birgt natürlich anfangs die Gefahr für neue Fehlerquellen. Damit muss die Geschäftsleitung zu Beginn der Umstellung rechnen; denn wie sagt man so schön, es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Durch häufige Kontrollen und Gespräche während der ersten delegierten Aufgaben können eventuelle Schwachstellen und Probleme aufgedeckt und idealerweise gleich ausgebügelt werden. Auch sollten Fehler als Chance betrachtet werden: Der Mitarbeiter lernt etwas dazu und kann bei der nächsten (vielleicht für das Unternehmen viel wichtigeren) Aufgabe selbst souverän reagieren.