Die Anzahl der Menschen, die im Home Office arbeiten, nimmt zu. Deshalb wird es für Unternehmen auch immer wichtiger, sich digital zu organisieren. Ein weiterer wichtiger Punkt ist selbstverständlich die Nachhaltigkeit – kein Papier ist besser für die Umwelt und spart Kosten ein. Wir zeigen, wie Unternehmen Clouds verwenden, Rechnungen digitalisieren und damit ihre Produktivität steigern.

Nachhaltigkeit und Produktivität: Wofür ein papierloses Büro gut ist

Der Begriff „papierloses Büro“ ist im Grunde selbsterklärend. Er behandelt das Einsparen von Papier in jeder Form. Stattdessen werden rein digitale Methoden verwendet. Der größte Vorzug dieser Strategie zeigt sich sofort in der Nachhaltigkeit. Druck- und Versandkosten werden eingespart. Die Rechnungen zu digitalisieren und Dokumente einzuscannen ist deutlich besser für die Umwelt.

Im papierlosen Büro kann außerdem besser im Team gearbeitet werden. Durch die gemeinsame, digitale Ablage kann jeder auf dieselben Dokumente zugreifen, auch aus dem Home Office. Das führt nicht nur zu einer erhöhten Mobilität und vereinfachter Kommunikation. Durch die Digitalisierung gibt es zudem eine Suchfunktion, mit der benötigte Dokumente schneller gefunden werden.

Das Schwierigste an der Strategie ist ihre Einführung. Ein papierloses Büro verlangt eine neue Einstellung, Disziplin und Mut zur Veränderung. Manchmal ist das schwerer als gedacht. Die Umsetzung erfolgt top down, der Chef beginnt also und nimmt die Kollegen mit auf den Weg. Je nach Unternehmensgröße erfordert das Zeit. Ab und an scheitert es auch an den Ressourcen.

Die ersten Schritte auf dem Weg zur Papierlosigkeit

Unternehmen können nur papierlos arbeiten, wenn sie die Umsetzung richtig organisiert haben. Das funktioniert am besten durch vier Schritte:

  • Bestandsaufnahme
  • Definition des Soll-Zustands
  • Umsetzung
  • Optimierung

Die Bestandsaufnahme zu Beginn ist der wichtigste Punkt und muss äußerst sorgfältig erfolgen. Das darf ruhig mehrere Tage oder Wochen dauern, denn jedes einzelne Papier muss erfasst werden. Dabei muss das Unternehmen nicht nur eigene Dokumente und Rechnungen einscannen, sondern auch ausgehende Briefe digitalisieren.

Das Cloud-System: Mobilität, Struktur und Kommunikation

Niemand kann papierlos arbeiten, wenn er sich keine passenden Tools zulegt. Mit ihnen können Mitarbeiter flexibel reagieren, kommunizieren und effektiv arbeiten. Das Wichtigste ist hierbei ein ordentliches Cloud-System. Daten können damit zentral gesammelt werden und sind für jeden Mitarbeiter auch mobil abrufbar. Die Marktführer unter den Cloud-Systemen sind Dropbox und G-Suite.

Im Cloud-System muss es eine klare Ordnerstruktur geben, damit Dokumente einfach und schnell wiedergefunden werden können. Außerdem ist es von Bedeutung, den Dateien einen sinnvollen Namen zu geben. Keiner will lang suchen, um das richtige Dokument zu finden. Die zuständige Abteilung sollte daher eine klare Strategie für die Benennung und Ablage der Dateien entwickeln.

Rechnungen, Dokumente und Briefe digitalisieren

Als Fundament für das papierlose Büro gilt ein guter Dokumentenscanner. Mit ihm können Unternehmen Dokumente, aber auch Rechnungen und Briefe digitalisieren. Der Dokumentenscanner sollte zuverlässig und schnell arbeiten und im WLAN einsetzbar sein, damit er nicht an seinen Standort oder ein Kabel gebunden ist.

Ein Dokument wird mithilfe des Gerätes in ein zentrales Ablagefach gescannt und später weiterverarbeitet. Es gibt aber auch Dokumentenscanner, die erkennen können, ob es sich zum Beispiel um einen Vertrag, eine Rechnung, eine Visitenkarte oder ein Bild handelt. Dann wandert das Dokument gleich in einen vordefinierten Ordner und der Scanner erleichtert dem Unternehmen die Arbeit.

Auch die Buchhaltung sollte digitalisiert werden. Wenn Unternehmen ihre Rechnungen digitalisieren, können sie Einsparpotenzial besser erkennen und die Prozesse effizienter gestalten. Das Gleiche gilt für Briefe: Für die Post gibt es sogar spezielle Dienstleister, die Briefe einscannen und dem Unternehmen dann wieder zur Verfügung stellen.

Die richtigen Tools für Kommunikation und Datenmanagement

Mittlerweile stellen viele Anbieter passende Tools für digitale Notizen und Management zur Verfügung. Google zum Beispiel hat mit Google Docs, Google Tabelle und Google Drive gleich ein ganzes Toolset entwickelt, ähnlich wie Microsoft mit Office 365. Weitere Anbieter für digitale Notizen sind Apple mit dem iPad Pro und Goodnotes.

Viele Unternehmen haben außerdem mit Notion zufriedenstellende Ergebnisse erreicht. Diese Anwendung vereint verschiedene Organisationstools und stellt so zum Beispiel Datenbanken, Kalender und Wikis bereit. So können Unternehmen digitale Notizen erstellen und ein eigenes System für ihr Wissens- und Datenmanagement erarbeiten. Interessante Artikel können schon im Home Office fotografiert, in ein PDF konvertiert und mit Notion gesammelt werden.

Der letzte Punkt ist die Kommunikation, der Schlüssel bei jeder Form der Zusammenarbeit. Wer papierlos arbeiten möchte, benötigt ein digitales Tool wie zum Beispiel Slack oder Microsoft Teams. Beide stellen Möglichkeiten zur internen Kommunikation, aber auch zum Teilen wichtiger Dokumente.

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