Zu oft, zu lange und nicht auf dem Punkt: Das Meeting, eigentlich so wichtig in einem Unternehmen, um die Marschroute festzulegen und bisher Erreichtes auszuwerten, ist nicht nur für viele Mitarbeiter, sondern auch das Management häufig ein Grund für Frust. Mit diesen Tipps von A wie Agenda bis Z wie Zeitmanagement, lassen sich Meetings optimieren.

Das Meeting vorbereiten – die Rahmenbedingungen

Meetings zu optimieren bedeutet in erster Linie, die Frage zu stellen, ob die Besprechung überhaupt notwendig ist. Manchmal wurden in unternehmerischen Krisen engmaschig Teammeetings anberaumt, doch sind danach zu wenig Themen auf der Agenda, geht nur wertvolle Zeit verloren. Um Meetings zu optimieren, ist es daher sinnvoll anstehende Punkte gezielt in einer Besprechung zu bündeln. Effiziente Meetings finden so wenig wie möglich und so häufig wie nötig statt.

Die Corona-Krise hat gezeigt, dass sich auch mit virtuellen Tools wie Zoom effiziente Meetings organisieren lassen. Grund genug, das virtuelle Meeting beizubehalten. Vor allem dann, wenn das Team auch aus Freiberuflern und Außendienstmitarbeitern besteht. Eine Anfahrt ins Unternehmen ist nicht notwendig, da für effiziente Meetings der Internetanschluss und sogar ein Smartphone ausreichen. Auf diese Weise lassen sich vom Zeit- und Kostenaufwand her Meetings optimieren. Wenn die Besprechung vor Ort stattfinden soll, kann die Wahl der Location, dazu beitragen, einfach bessere Meetings zu organisieren. Ein Tapetenwechsel kann neue, kreative Energien freisetzen. Als Veranstaltungsorte, um das Meetings zu organisieren, bieten sich an:

  • eine Co-Working-Space
  • ein Tagungsraum in einem Hotel
  • ein Walking Meeting durch einen Park oder einen Wald
  • immer wechselnde, entsprechend freundlich dekorierte Räume im eigenen Unternehmen

Effiziente Meetings finden am Morgen und im Stehen statt

Eine neue Idee, um ein produktives Meeting zu organisieren, wäre das sogenannte Stand-up Meeting. Dabei stehen alle Teilnehmer. Durch diese scheinbare Ungemütlichkeit lassen sich von der Zeit her Meetings optimieren. Schließlich möchte niemand länger als notwendig stehen, was für ein zügiges Abarbeiten der Agenda sorgt. Außerdem können im Stehen effiziente Meetings stattfinden, da nicht nur Abwechslung zum stundenlangen Sitzen geboten wird, sondern durch die Körperhaltung die Durchblutung verbessert wird, was die Gehirnleistung profitieren lässt. Wer ein kurzes Meeting vorbereiten muss, ist mit dem Stand-up Meeting gut beraten. Wenn es darum geht, effiziente Meetings zu planen, spielt die Uhrzeit eine Rolle. Kurz vor Feierabend ist nicht der Zeitpunkt für Produktivität. Das Management legt daher den Termin am besten auf den Vormittag – dann sind noch alle frisch.

Meeting vorbereiten: Wer muss überhaupt dabei sein?

Effiziente Meetings leben von der aktiven Teilnahme der Anwesenden. Das bedeutet, es lassen sich am besten Meetings vorbereiten, wenn nur die Mitarbeiter anwesend sind, die an den zu besprechenden Projekten beteiligt sind. Damit sich niemand ausgeschlossen fühlt, ist bei der Organisation der Besprechung Transparenz entscheidend. Ein Management, das offen kommuniziert, dass effiziente Meetings im Vordergrund stehen, spart gleich doppelten Frust bei den Mitarbeitern: Keiner fühlt sich ausgeschlossen und niemand muss später in einer Besprechung sitzen, zu der kein Beitrag geleistet wird.

Effiziente Meetings brauchen eine Agenda

Geht es darum, Meetings zu optimieren, spielt die Agenda eine Hauptrolle. Das Management oder die Verantwortlichen stellen die Agenda mindestens 24 Stunden vor der geplanten Besprechung den Teilnehmern zur Verfügung – entweder klassisch ausgedruckt, als geteiltes Dokument oder via ein Team Tool. Damit sich jeder auf das Meeting vorbereiten kann, müssen in der Agenda die Ziele der Sitzung klar formuliert sein. Ebenfalls auf die Agenda gehören Start- und Endzeitpunkt sowie die Namen der Teilnehmer. Ein Tipp, um besonders produktive Meetings zu organisieren: Jeder Teilnehmer an der Besprechung kann vorab aufgefordert werden, zu den einzelnen Themen jeweils einen zentralen Punkt beizutragen. So findet ein Teil der Fokussierung schon vorher statt, was den Ablauf der Sitzung insgesamt prägnanter macht.

Meetings optimieren mit der richtigen Moderation

Das Meeting vorbereiten ist ein Teil einer erfolgreichen Besprechung. Effiziente Meetings leben daneben von der richtigen Moderation. Wenn die einzelnen Teilnehmer sich nicht kennen, sollte eine kleine Vorstellungsrunde als Einstieg gewählt werden. Dabei kann jeder kurz skizzieren, was als Outcome der Besprechung erwartet wird. Es gelingt dann, Meetings zu optimieren, wenn der Moderator dem Ablauf Struktur gibt. Dazu gehören:

  • Begrüßung aller Anwesenden zu Beginn der Veranstaltung
  • Überleitung zwischen den einzelnen Redebeiträgen
  • Eingreifen, damit Vortragende nicht zu weit abschweifen
  • Überwachung von Agenda und Kommunikationskultur
  • Verabschiedung

Meetings optimieren gelingt dann, wenn der Moderator klar auf die Ziele der Besprechung fokussiert bleibt. Dazu gehört auch ein konsequentes Eingreifen, wenn Beiträge nichts mehr mit dem Thema zu tun haben. Schließlich wollen weder Management noch Teilnehmer ihre Zeit verschwenden. Effiziente Meetings haben immer einen Spannungsbogen. Der wird am besten ohne Monologe und lange Präsentationen hergestellt. Stattdessen kommen Kreativtechniken zum Einsatz. Zum Beispiel, indem der Moderator ein Flipboard vor sich stehen hat, auf dem jeder seine Impulse auf einem Klebezettel anbringt. Alle Ideen werden danach im Plenum diskutiert und bewertet. Damit das Meeting nicht ausufert, wird vorher die maximale Redezeit pro Teilnehmer kommuniziert und dann konsequent mit einer Stoppuhr gearbeitet.

Das Meeting richtig nachbereiten

Das Meeting protokollieren ist unerlässlich, damit Ergebnis und die nächsten Schritte für jeden nachvollziehbar bleiben. Das Management oder der Organisator des Meetings sollte der Fairness halber immer eine unterschiedliche Person das Meeting protokollieren lassen – das soll auch den Vorgesetzten einschließen. Das Meeting zu protokollieren wird auf diese Weise in die Struktur der Besprechung automatisch integriert. Da nach dem Meeting vor dem Meeting ist, gehört es dazu, den Termin für folgende Meetings zu organisieren. Als Reminder wird dieser neue Termin dann an alle per Mail verschickt. Denn effiziente Meetings sind dadurch charakterisiert, dass jeder auch außerhalb der Besprechungen auf dem Laufenden ist.

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